Die Optimierung eines Unternehmens ist ein wesentlicher Bestandteil des Qualitätsmanagements. Regelmäßig zu überprüfen, welche Prozesse noch aktuell sind und adäquat funktionieren und welche effizienter gestaltet werden könnten oder müssen, sollte stets die oberste Priorität sein. Je effizienter die Mitarbeiter und das Unternehmen agieren, umso schneller und profitabler kann der Konzern handeln. Dabei ist es egal, ob das Unternehmen noch in den Kinderschuhen steckt oder bereits ein alteingesessenes ist:
Sich an neue Gegebenheiten und Situationen anzupassen, ist in unserer kurzweiligen Geschäftswelt Voraussetzung, um zukunftsfähig zu bleiben. Wenn die bisherigen Methoden und Prozesse einer Firma den Ansprüchen der Kunden nicht mehr gerecht werden, ist es empfehlenswert, einzugreifen.
Prozesse optimieren
Einige Unternehmen entschließen sich dazu, Berater von außerhalb zu engagieren, um ihre Effizienz zu steigern. Dabei ist es inzwischen ohne solche Hilfen möglich und günstiger, hausintern bestehende Prozesse zu optimieren. In der Prozessoptimierung sollte ein Unternehmen folgende Phasen durchlaufen:
Zunächst sollte festgelegt werden, wer in diesem Prozess der Entwicklung als “Process Owner” fungieren soll. Dieser ist verantwortlich für die Organisation und Ansprechpartner für Veränderungen.
Anschließend sollte das Vorhaben definiert und durch Medien visualisiert werden. Diese Phase kann und sollte im Team geschehen. Jeder kann sich beteiligen und Optimierungsvorschläge beisteuern.
Danach sollten die weiteren Schritte besprochen werden. Es ist bedeutend, dass hierbei alle Beteiligten dabei sind und nachvollziehen, worum es sich bei den Maßnahmen zur Prozessoptimierung handelt. Analog behält der „Process Owner“ Kosten- und Nutzenanalyse der Prozessoptimierung im Auge.
Den digitalen Wandel umsetzen
Die Digitalisierung ist mittlerweile in dem überwiegenden Teil der Geschäftswelt erfolgreich angekommen. Der Mehrwert und die Effizient von Automatisierungsprozessen wird wahr- und angenommen. Hierbei ist es wichtig darauf zu achten nur dort zu digitalisieren, wo es vonnöten und sinnig ist. Zudem sollte stets verglichen werden, welche Anbieter am besten zum eigenen Unternehmen, zwecks Automatisierung und Optimierung, passen. Im Privatleben vergleicht man schließlich auch die Kosten von Online-Shopping Anbietern oder welcher Broker besser ist, Binance oder eToro. Ebenso sollte es bei der Umsetzung von Digitalisierung im Unternehmen vonstattengehen.
Je nach Unternehmensgröße lohnt es sich, bestimmte Abläufe zu automatisieren. Für die Buchhaltung gibt es inzwischen diverse Optionen, um etwa die Belegaufbewahrung als digitale Sammlung umzusetzen. Bei der Verständigung mit Behörden lässt sich inzwischen vieles ebenfalls digital erledigen. Bedeutend ist, sich über die Einzelheiten zu Abläufen im E-Government zu informieren.
Kaizen/KVP
Eine gängige Methode, um effizienter zu agieren, entsteht durch das japanische Kaizen-Prinzip. In Deutschland wird dieses Modell “kontinuierlicher Verbesserungsprozess” (KVP) genannt. Dahinter steckt, dass die Mitarbeiter überprüfen, ob die eigenen Tätigkeiten effizient sind und ob der jeweilige Arbeitsplatz dafür angemessen ist. Das ist erkennbar prozessorientiert. Dadurch soll es den Angestellten gelingen, die Arbeitsweisen beständig zu optimieren.
Es soll erreicht werden, dass die Mitarbeiter an die Verbesserung der Arbeitsprozesse denken, ohne dadurch unter Druck gesetzt zu werden. Das wird durch den Wandel der Denkweise ermöglicht.
Infolgedessen können sowohl Verbesserungen bei der Arbeitsplatzgestaltung als auch bei Prozessabläufen erzielt werden. Hier steckt großes Potenzial für die Effizienzsteigerung. Ein Inbegriff hierfür ist die Kommunikation untereinander durch Hilfsmittel wie Cloud-Anwendungen.
