Effizientere E-Mail-Kommunikation mit 5 Sätzen oder weniger

Die E-Mail-Flut beherrschen

Haben Sie schon einmal von der “5-Sätze-Regel” gehört? Es geht um die tägliche E-Mail-Kommunikation und die Regel bezieht sich darauf, dass man seine E-Mails in maximal fünf Sätzen abhandeln sollte. Es geht um Effizienz und die Konzentration auf das Wesentliche. In der Kürze liegt die Würze. Da ich als Freelancer und Webworker tagtäglich sehr viele E-Mails bekomme und beantworten muss, lasse ich einfach alles weg, was nicht unbedingt in eine Mail gehört, wie beispielsweise Begrüßungsfloskeln oder “Smalltalk”.

In meinen E-Mails finden Sie von nun an unten in der Signatur Folgendes:

F: Weshalb hat diese E-Mail nur 5 oder weniger Sätze?
A: https://publizieren-im-netz.de/fuenf

Das bedeutetet, dass ich in einer E-Mail

  1. auf Floskeln verzichte
  2. mich auf das Wesentliche beschränke
  3. versuche, klare und einfache Antworten zu geben oder entsprechende Fragen zustellen.

Komplexere Zusammenhänge und Fragen sollten am Telefon oder am besten per Skype (markmaxhamburg) geklärt werden. Auch hier ist Zeit Geld und man kann sich ebenfalls kurz fassen und beispielsweise zusammen mit der Chat-Funktion in Skype – oder anderen Messengern wie z.B. Google-Chat – effiziente Kommunikation betreiben. Das hilft allen, spart Zeit und Nerven, und hilft vor allem Missverständnisse zu vermeiden oder aufzuklären. Natürlich sollten die Telefongespräche ebenfalls effizient sein und schnell auf den Punkt kommen. Denn gerade für mich als Freelancer, also Einzelkämpfer, ist eine effiziente Kommunikation besonders wichtig, da ich keine Aufgaben delegieren kann und nur Geld verdiene, wenn ich … produktiv bin.

Ich beziehe mich hier auf “5-Sätze-Regel” des Designers Mike Davidson, die zusammengefasst lautet: Was nicht in fünf Sätze passt, gehört nicht in E-Mails. Oder wie Silvia Nickel es auf Ihrer Website unter dem Titel E-Mail: 5 Sätze genügen – Weniger ist Mehrwert. ebenfalls sehr schön auf den Punkt bringt: “E-Mails leben von der Kürze. Fassen Sie sich kurz. Beziehen Sie sich auf einen einzelnen Betreff. So entlasten Sie sich und andere.”

Zur “5-Sätze-Regel” gibt es eine kleine Website, die die Sache für den E-Mail-Empfänger erklärt. Leider nur in Englisch (weshalb ich diesen Beitrag geschrieben habe):
F: Why is this email a pre-determined number sentences or less?
A: http://sentenc.es

Übersetzt lautet der Text dort:
[box]Das Problem
E-Mails zu beantworten dauert oft zu lange und bedeutet einen stets gefüllten Posteingang für Leute, die viele Mail bekommen.

Die Lösung
Behandeln Sie alle E-Mails wie SMS-Kurzmeldungen, bei denen eine bestimmte Zeichenanzahl vorgeben ist. Da es zu schwierig ist, alle Zeichen und Buchstaben einer Mail zu zählen, zählen wir stattdessen die Sätze.[/box]

E-Mails im Auftragsprozess

Wenn ich für Sie arbeite oder eine neue Website erstelle, sind E-Mails aber von großem Vorteil. Denn hier haben Auftraggeber und Auftragnehmer (auch rechtliche) Sicherheit, weil die Aufgaben schriftlich fixiert wurden. Wir sparen uns dabei auch Notizen, die wir bei einem Telefonat machen müssten.

Doch Ihre E-Mails sollten Sie glasklar formatieren. Dazu brauchen Sie keine HTML-Mails. Denn allein mit einer knappen, exakten Formulierung und der Listen-Funktionen können Sie sehr übersichtliche E-Mails verfassen.

Vor allem in der Korrekturphase sind E-Mails sehr wichtig. Wenn Sie hier über die 5 Sätze hinausgehen, liegt das in der Natur der Sache. Eine Korrektur-Mail könnte so aussehen:

  1. Seite “Effizientere E-Mail-Kommunikation mit 5 Sätzen oder weniger”: Rechtschreibung prüfen
  2. https://publizieren-im-netz.de/fuenf: 2. Absatz (fette) Schriftgröße reduzieren
  3. Zeit ist Geld – gerade für mich als Webworker, der sehr viele E-Mails erhält und als Freelancer Aufgaben nicht delegieren kann.
  4. Und vergessen Sie Google nicht. Die Suchmaschine weiß eigentlich alles und es gibt kaum etwas in Sachen Webdesign und WordPress, was Sie dort nicht in Erfahrung bringen können …
  5. Besonders wichtig in JEDER E-Mail-Kommunikation: Beziehen Sie sich immer auf den Betreff – jedes Thema ein eigner Betreff. Zum Beispiel: “Korrekturen I”, “Startseite Slider” oder “Bildbearbeitung” etc.

Lesetipp zum Thema 5-Sätze-Regel: Kommunikationskodex – Die perfekte E-Mail hat fünf Sätze

Ich bin gespannt auf Ihre Meinung

Kommentare

  1. Antworten

    Danke für da Zitat 🙂
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  2. Antworten

    Gut, dass ich diesen Artikel hier gefunden habe. Ich benötige immer sehr viel Zeit, um meine E-Mails zu beantworten. Werde diese Tipps dann demnächst einmal ausprobieren! Möchte nämlich meine E-Mails so schnell wie möglich immer beantworten, aber die Rhetorik auch nicht außer Acht lassen und nicht unhöflich klingen.

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