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Zeiterfassung für Dienstleister und Agenturen

Zeiterfassung für Dienstleister

Freie Dienstleister – sprich: Freelancer – wissen, dass Zeiterfassung bei der täglichen Arbeit ein Thema ist. Sie sind es gewohnt, gegenüber Ihren Kunden, einen Stundennachweis zu erbringen. Dabei reicht die Fertigstellung des Auftrags, beispielsweise einer Website, als Leistungsnachweis nicht aus. Der Auftraggeber möchte genau wissen, wie viel Arbeitszeit wofür aufgewendet wurde. Das ist verständlich und legitim.

Freie Dienstleister – sprich: Freelancer – wissen, dass Zeiterfassung bei der täglichen Arbeit ein Thema ist. Sie sind es gewohnt, gegenüber Ihren Kunden, einen Stundennachweis zu erbringen. Dabei reicht die Fertigstellung des Auftrags, beispielsweise einer Website, als Leistungsnachweis nicht aus. Der Auftraggeber möchte genau wissen, wie viel Arbeitszeit wofür aufgewendet wurde. Das ist verständlich und legitim.

Wenn man vor Ort in einer Agentur als Freelancer arbeitet, muss man, ähnlichen einem „Fahrtenbuch“, seinen Arbeitszeit, den Arbeitsaufwand exakt dokumentieren. Dabei ist es nebensächlich, ob der Tages- oder Stundensatz abgerechnet wird (was man vorher präzise vereinbaren sollte). Denn man Ende ist es nicht allein für den Auftraggeber wichtig, wie viele Stunden man wofür brauchte, sondern auch für einen selbst, um seine Preisgestaltung und Arbeitseffizienz zu kontrollieren.

Manchmal wird eine bestimmte Anzahl an Stunden vorgegeben oder ein festes Budget. Dann ist es für den Dienstleister, den Auftragnehmer interessant, wie viele Stunden er tatsächlich braucht. Es ist also immer wichtig, die Arbeitszeit aufzuzeichnen, sie so genau wie möglich zu erfassen.

Aus diesem Nachweis ergibt sich dann die Rechnung, die der Kunde erhält. Meine Kunden erhalten meist neben der Rechnung auf einen Stundennachweis als PDF. Er bildet grob die einzelnen Arbeitsschritte ab und die – gerundete – Zeit, die ich dafür aufgewendet habe. Dabei ist meine Haltung stets kulant, da ich dies im Geschäftsleben grundsätzlich für angemessen und richtig halte. Aber das muss jeder selbst entscheiden.

Für die beschriebene Zeiterfassung braucht man ein Tool, eine Software, die das leistet. Wer in diesem Bereich tätig ist, weiß, dass dies der „Kasus Knacktus“ (der springende Punkt) ist. Es gibt kaum welche. Es mag daran liegen, dass bestimmte Office-Software eine Zeiterfassung integriert haben und man so etwas für Angestellt i.d.R. nicht benötigt. So findet man für den Windows-Desktop viel weniger Tools, als für den MAC. Hier habe ich eine kostenpflichtige Software installiert, die mir hilft, meine Arbeitszeit zu erfassen. Allerdings sehr grob und relativ unkomfortabel. Auch an Online-Diensten und –Tools herrscht hier ein deutlicher Mangel.

Arbeitszeit im Web erfassen

Doch nun gibt es Abhilfe. Ich stieß auf clockodo – Zeiterfassung für Freiberufler und kleine Unternehmen. Der browsergestützte Zeiterfassungdienst ist zwar kostenpflichtig, bietet dafür aber auch was fürs Geld. Dabei ist die Online Zeiterfassung clockodo mit 5,- EURO inkl. MwSt. im Monat (4,- für zusätzliche Mitarbeiter) und ist jederzeit zum Ende des Abrechnungsmonats kündbar. Das finde ich sehr gut und sehr wichtig.

Die Grafik ist hervorragend, die Funktionalitäten lassen nichts zu wünschen übrig. Zahlungsweise auch per Paypal, Rechnung per Mail und kostenlosen Support inkl. kostenlosen Rückrufservice. Was will man eigentlich noch mehr.

Clockodo Online Zeiterfassung

Man kann auf Grund seiner Zeiterfassung, die man zu jedem Projekt und Kunden, sehr fein justieren kann, auch Rechnungen erstellen, wenn man eine externe Online- Rechnungsanwendung per Api verknüpft. Die erhobenen Daten können als CSV exportiert oder über eine sehr gute Druckansicht ausgedruckt werden. Mir persönlich fehlt eine PDF-Funktion, die ich dann aber lokal über den Drucken-Dialog ersetzen kann.

Selbstverständlich hat clockodo eine Backup-Funktion, damit die teils sensiblen Daten nicht verloren gehen. Nun kann nun ein Festplatten-Crash gar nichts mehr!

Hervorragend gemacht ist die Hilfefunktion der Willkommenstour, die mit präzisen Layern und sehr guten, knappen Texten, alle Funktionen erklärt. Man kann diese sehr sinnvolle Hilfe leicht abschalten und genauso leicht wieder aufrufen. Das nennt sich Usability und bekommt von mir nicht nur an dieser Stelle eine!

Features

Die Zeiterfassung erfolgt über eine Stoppuhr mit Angaben zur aktuellen Tätigkeit. Sie können sie auf der Webseite nutzen, als Download (Windows, Mac, Linux) oder als App auf dem Smartphone. Nicht gestoppte Zeiten tragen Sie auf der Webseite manuell ein.

Mit clockodo erstellen Sie mühelos auf Ihre Anforderungen zugeschnittene Auswertungen der Arbeitszeiten. Die Berichte lassen sich für jeden beliebigen Zeitraum erstellen, nach mehreren Kriterien gruppieren und als Vorlage speichern.

clockodo Zeiterfassung verbindet herausragende Funktionen mit einer einfachen, selbsterklärenden Bedienung. Bei der Entwicklung wurde Wert gelegt auf eine schlanke und schnelle Software, die ohne Einarbeitungszeit für den täglichen Einsatz gerüstet ist.Mehr in der Sidebar unter Features auf der Website.

Fazit

Die clockodo Zeiterfassung bietet Freelancern und Agenturen genau das, was Sie immer schon gebraucht hätten um ihre Leistungen umfassend und einfach zu dokumentieren. Es ist intuitiv zu bedienen und auch preisgünstig. Es gibt den Dienst sowohl als iPhone- und Android-App, als auch als Desktop-Client. Es ist aller Wahrscheinlichkeit nach das beste Zeiterfassungstool, das auf dem Markt ist, ganz gleich ob Desktop oder Online. Sicherheitsbedenken wegen der Daten habe ich nicht, denn ich gehe davon aus, dass ein professioneller Dienst sicher ist. Für die Passworte und Zugangsdaten ist man eh stets selbst verantwortlich. Und Firmennamen und Auftragsbeschreibungen sind nicht ganz so sensibel, wie andere Informationen.

Lediglich die Rechnungsstellung, zu der man einen weiteren Online-Dienst braucht und der fehlende PDF-Export (als Option) fehlen mir bei dieser insgesamt runden Sache! Auf E-Mail-Anfrage versicherte mir der zügige Support, dass die PDF-Funktion noch in diesem Jahr implementiert wird. Sehr gut.

www.clockodo.com

Kommentare (2)

  1. Ich Stimme zu, dass man als Freelancer unbedingt eine online Zeiterfassung nutzen sollte. Das händische zusammentragen am Ende des Monats kann wirklich lästig sein und dadurch ist man mit einer online Software deutlich günstiger dran. Ich habe auch schon ein paar Lösungen getestet. Habe mich aber noch nicht entschieden, welche es wird.

  2. Ich weiß der Artikel ist schon 3 Jahre alt, aber in der Zwischenzeit gibt es schon einige Softwares, die sehr an Clockodo ähneln. Es gibt natürlich Toggl und Harvest, aber auch primaERP, die mich sehr an Clockodo erinnert. Beide haben ihre Vor-und Nachteile, aber primaERP ist günstiger und bietet genausoviele Features an- würde empfehlen einen Blick darauf zu werfen. Ich mag natürlich Clockodo, aber die Zeiterfassung von primaERP ist auch nicht schlecht :-). Nur so als Update 🙂 PS: es gibt auch noch askDante, aber da kenn ich mich nicht aus..

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